Краткий экскурс по организации корпоративного мероприятия

Практика работы успешных компаний показывает, что корпоративные вечеринки являются неотъемлемой частью корпоративной культуры и сильнейшей мотивацией к усовершенствованию работы. Праздник несет в себе функцию «фиксации успеха», закрепляя достижения компании. Разумеется, выделяя деньги на проведение корпоративного мероприятия, руководство компании желает получить от этого максимальную выгоду и позитивную отдачу, как и от любого другого вложения.

Имея огромный опыт организации корпоративных мероприятий, мы рады поделиться с вами некоторыми тонкостями и секретами этого непростого дела для того, чтобы ваш корпоративный праздник стал не только запоминающимся событием в жизни фирмы, но и удачным вложением денег! Начнём!

Перед вами задача: нужно организовать корпоративную вечеринку для сотрудников фирмы. Задача, нужно отметить, не самая простая. Но не стоит паниковать, так как в любом деле важна методика и система. И теперь первое правило: любой праздник – событие, полностью подчинённое законам европейской драматургии – единству времени, места и действия. Эти, такие разные, на первый взгляд, категории тесно связаны между собой, и получить желаемый результат – отличный праздник – можно только при соблюдении пропорций этого единства. А если до конца развивать аналогию с театром, стоит поднять важный вопрос: какова сверхзадача?

Давайте разберёмся в этой аллегории и расшифруем её на конкретных примерах!

1. Время проведения праздника. В широком смысле – дата или событие, к которому приурочено ваше корпоративное торжество. Это может быть новогодняя вечеринка, вечеринка, приуроченная к 23 февраля и 8 марта, День Рождения и юбилей компании, традиционный летний team building (тим билдинг) и, конечно же, профессиональный праздник. В зависимости от этого выбираем место, но об этом чуть ниже.

   В узком смысле – это время начала и продолжительность вашего корпоративного праздника. Согласитесь, нелогично начинать новогодний банкет днём, в то время как для летнего тим билдинга подойдёт первая половина дня. А, возможно, активные командные игры или приключения плавно перейдут в банкетную часть. Отсюда – тип мероприятия диктует нам его продолжительность.

   Тезисно это можно отобразить следующим образом:
   • новогодняя вечеринка (конец декабря) – банкет или креативный банкет – около 6 часов (17.00 – 23.00);
   • вечеринка, приуроченная к 23 февраля и 8 марта - банкет или креативный банкет – около 6 часов (17.00 – 23.00); как вариант – фуршет с анимационным поздравлением – 1,5 – 2 часа;
   • День Рождения и юбилей компании, профессиональный праздник – в зависимости от времени года - банкет или креативный банкет, открытая площадка, база отдыха – около 6 часов (17.00 – 23.00);
   • летний team building (тим билдинг) - открытая площадка, база отдыха – 3 - 4 часа (13.00 – 17.00); как вариант – с переходом в банкетную часть – плюс 2-3 часа на банкет.

   Дата, время и продолжительность мероприятия требуют основательного подхода и согласования, потому что даже от позитивных эмоций можно устать, а кому нужен усталый сотрудник, особенно если завтра его ждёт работа?

2. Место. Сразу же на ум приходит поговорка «Не место красит человека, а человек место». Это как раз тот случай, когда с народной мудростью можно не согласиться. Именно правильно подобранное место проведения корпоративного праздника - один из залогов успеха мероприятия.

   Согласитесь, будет не очень приятно, если вашим сотрудникам придётся долго разыскивать ресторан или банкетный зал, думать о том, где припарковать автомобиль, а потом, пробравшись через чёрный вход, ютиться в зале, больше напоминающем кухню хрущёвки. И это не сюжет психологического триллера, это, пусть и нечастая, но реальность. Хороший праздник – не рулетка, поэтому к выбору места проведения корпоративного праздника стоит подойти серьёзно и основательно! Главное – не бойтесь показаться дотошным и педантичным. Каждый выполняет свою работу!

   Ваши сотрудники работают отлично? Почему тогда администрация и работники ресторана, базы отдыха, загородного клуба, в котором вы планируете провести торжество, должны делать это по-другому?

   Вот некоторые правила, которые важно знать при выборе места:
   • вы видите только то, что есть здесь и сейчас. «Будет», «сделаем», а также «бы», «если» и «пере - » не принимаются. Отличное заведение всегда работает на «отлично»!
   • «Мы не настолько богаты, чтобы покупать дешёвые вещи». Невозможно за 500 рублей получить шикарное меню и роскошный бар. Насколько цена соответствует качеству?;
   • всему своё…место. Позволяют ли возможности данного заведения проводить здесь мероприятие, не мешая другим посетителям? При каком минимальном числе гостей ресторан «закрывается» специально для вас? Насколько эргономично данное заведение? Сколько гостей может вместить? И главное: позволяет ли политика ресторана проводить в нём развлекательную программу? Не удивляйтесь, бывают заведения, в которых работа ведущего и различных коллективов строго регламентирована! А если ресторан предлагает свою программу, не является ли она бенефисом дворового шансонье?

   В предыдущем пункте мы уже частично касались типа заведений, когда тезисно отображали продолжительность корпоративного мероприятия. Логика здесь следующая:

   • для классического банкета уместен ресторан или банкетный зал;
   • если выбран креативный (тематический) сценарий, можно подобрать подходящее сценарию заведение, а можно оформить в соответствующей стилистике (главное – разрешение администрации);
   • летний team building требует открытой площадки: загородного клуба или базы отдыха.

   Ну и, не основное, но очень важное правило – выбирайте расчётливо, но по душе. Ведь вам же здесь отдыхать!

3. Действие. Предположим, что вы уже определились с датой и местом проведения торжества, и перед вами стоит вопрос: каким же оно будет? Тут мы и подходим к самой обширной части нашего повествования – рассказу о том, какими элементами может быть наполнено ваше корпоративное мероприятие.

   Для начала определите средний возраст вашего коллектива, музыкальные и культурные пристрастия. Какие традиции существуют в вашей организации? Сколько сотрудников вы планируете пригласить? Будет ли это весь коллектив, а, возможно, только топ – менеджеры и лучшие работники? Знание этих сведений значительно облегчит написание сценария или составление сценарного плана вашего корпоративного мероприятия.

   Но давайте обо всём по порядку. Среди великого множества типологий корпоративных праздников можно выделить три основных типа:

   • банкетный вариант;
   • тематическая вечеринка (креативный банкет);
   • тим билдинг (командные игры и приключения).
   Остановимся на каждом из них подробнее.

   Банкетный вариант.

   Своеобразная классика корпоративных торжеств:
   • ведущий – классик (конферансье), предоставляющий приветственные слова руководителям, объявляющий артистов и проводящий весёлые ненавязчивые конкурсы;
   • выступления разнообразных коллективов: танцевальных, цирковых, иллюзион – шоу, артистов оригинального жанра;
   • традиционная дискотека под живую музыку или мелодии от диск-жокея.
   В зависимости от события добавляем сюда:
   • торт, если это День Рождения или юбилей;
   • Деда Мороза и Снегурочку, если Новый год;
   • запуск небесного фонарика и пиротехническое шоу, если есть желание.

   Тематическая вечеринка (креативный банкет).

   Здесь правит бал Её Величество Фантазия! Эта вечеринка – не набор номеров, танцев и тостов, так как она сюжетна и полна неожиданностей. Темы таких вечеринок подскажет кинематограф, телевидение, литература, история: пиратская, гангстерская, казачья, вечеринка в национальном стиле, вручение премии «Оскар», венецианский или бразильский карнавал, КВН, «Слава Богу, ты пришёл!» и многое-многое другое. После выбора подходящей (читайте – понравившейся) тематики начинается разработка сценария и подбор программы. Мероприятия подобного рода должны быть выстроены до мелочей:

   • оформление помещения, дресс – код для гостей, текст пригласительных билетов;
   • ведущий, работающий в игровой интерактивной манере, умеющий держать образ, выбранный вами и прописанный сценаристом;
   • аниматоры, создающие определённую тематикой атмосферу, помогающие гостям погрузиться в действие, а ведущему это действие держать;
   • нестандартные игровые моменты во время официальной части и на протяжении всего праздника, когда в зависимости от тематики обыгрывается даже вынос горячих блюд;
   • конкурсы, основанные на максимальном творческом вовлечении гостей, а, возможно, заранее подготовленные гостями небольшие концертные номера;
   • тщательный подбор артистов, выступления которых будут уместны в рамках данной концепции;
   • музыкальное оформление, способствующее насыщению темы.
   Не стоит забывать (в зависимости от типа события) про особо оформленный торт, необычного Деда Мороза и Снегурочку, и спецэффекты (самые разнообразные, например, ледяные глыбы и небесные фонарики).

   Тим билдинг (командные игры и приключения)

   Проведение правильно выстроенного тим билдинга – целая наука, ведь здесь, помимо развлекательной, важна командная, сплачивающая составляющая.

   Для командных игр и приключений также важен интересный сюжет, поэтому построение их практически такое же, как у приведённого выше типа вечеринок. Отличие в том, что проводится тим билдинг на больших площадках (на базе отдыха, крытых или открытых стадионах, в бассейне, загородном клубе и т.п.), конкурсы и испытания носят активный характер и задействуют практически всех гостей (ещё бы, игры – то командные).

   К слову, не всегда на площадках для тим билдинга есть возможность приготовить еду и напитки для большого количества гостей, а поэтому нелишним будет договориться с кейтерингом (выездной кухней).

   Масштабность тим билдинга требует больших затрат на конкурсный реквизит, так как практически все испытания на подобных корпоративных мероприятиях требуют немалого технического оснащения. Это могут быть стандартные верёвочные курсы, «Охота на лис», игра по станциям, всевозможные экстремальные аттракционы. Главное здесь – техника безопасности, поэтому не лишним будет привлечение специально подготовленных инструкторов.

   Не забудьте также о транспорте, поскольку к месту проведения тим билдинга лучше прибывать централизованно. Для этого нужно договориться об аренде транспорта.

Вот лишь некоторые тонкости организации корпоративных праздников. Мы надеемся, что всё вышеизложенное поможет вам в организации собственного корпоративного торжества.

Но задумайтесь на секунду: возможно ли в одиночку всё учесть и ничего не забыть? Оправдаются ли ваши собственные надежды, если вы возьметесь организовывать праздник в одиночку? Или лучше доверить это профессионалам? Ведь погоня за двумя зайцами – неблагодарное занятие, поэтому не забывайте, что помимо организации праздника для сотрудников вам придётся выполнять и свои непосредственные должностные обязанности!

Но! Знайте, что есть люди, которые готовы помочь вам! Люди, знающие секрет этого сложного синтеза времени, места и действия, благодаря которому рождается позитивное настроение! А хорошее настроение сотрудников, их благодарное отношение к вашей заботе и является сверхзадачей, требующей обязательного достижения!

Вы догадались, кто эти люди? Это мы! Ждём звонка!